マニュアルは、会社の資産になる

マニュアルのすすめ

御社には、マニュアルはありますか？

「日々、マニュアルをもとに仕事をしています」
「マニュアルがなくても、なんとかなっている」
「マニュアルどおりの仕事なんてつまらない」
色んなご意見があると思います。

策々舎では、
「マニュアルがある業務、またはマニュアル化できる業務をお受けする」
というスタンスをとっています。
つまり、「マニュアル推奨派」です。

マニュアルにこだわる理由

なぜマニュアルにこだわるのか。
マニュアルは、会社の資産になるからです。

「マニュアルが資産になる 」と言い切る理由は3つあります。

1．スピードと効率化

マニュアルがあれば、作業者の「迷う時間」を減らすことができます。
特に、「作業頻度が低い業務」ほど、この効果を実感します。
たまにしかやらない業務は、手順を忘れるもの。
記憶だけを頼りに業務にあたれば、ミスの原因になります。
また、毎回1から手順を調べ直していたら、時間もかかります。
でも、マニュアルがあれば、
「思い出す」
「調べる」
という作業をカットすることができ、格段にスピードが上がります。

また、「引き継ぎ」の場面でも、マニュアルは活躍してくれます。
前任者から新任者へ、口頭だけで説明した場合。
新任者にとっては、やったことのない業務を口頭の説明だけで理解するのはとてもハードルが高いものです。
おそらく、1度で引き継ぎを完了させるのは難しいので、前任者と新任者双方に時間のロスが生じます。
でも、マニュアルがあれば。
一度一緒に作業をすれば、あとは新任者だけでも作業できるようになり、2人分の時間をカットすることができます。

2．「属人化」リスクを防ぐ

作業担当者に何かがあった時。
もし、マニュアルもなく、担当者以外に詳細を知っている人がいなければ、会社の業務が一気に滞ってしまいます。
でも、マニュアルがあれば、マニュアルをもとに担当者以外の方が応急処置にあたることができます。

事務代行に依頼する場合も同様です。
いまは事務代行に依頼している業務も、将来的には自社の社員が担当することも想定されます。
そんなとき、マニュアルがあれば「事務代行がいなくなって困った！」という事態を防ぐことができます。

3．クオリティの底上げ

マニュアルに沿って作業をすることで、個人の調子や経験の差に左右されず、常に一定の成果を出すことができます。
つまり、誰がやっても同じクオリティの仕事ができるようになるのです。

もし、
「マニュアルどおりにやったけど、上手くいかなかった」
ということがあれば、その都度改善することもできます。
1つ1つは小さな改善かもしれません。
ですが、小さな改善を重ねていくうちに、マニュアルのクオリティもあがり、結果的に品質も上がっていきます。

つまり、マニュアルは

• 効率化
• リスク管理
• 品質水準の向上

には欠かせないツールであり、だからこそ「資産」になるのです。

マニュアルは、自分で作らなくてもいい

以上を踏まえ、策々舎ではマニュアルを推奨しています。

ただ、マニュアルの作成には意外と時間がかかります。
また、マニュアル作成は、個人によって得意/不得意もあります。

もし
「マニュアル作成する時間がない」
「マニュアル作成が苦手」
であれば、マニュアル作成が得意な事務代行に、マニュアル作成も含めて依頼するのもおすすめです。

策々舎でも、マニュアル作成を承っています。
「この業務のマニュアルも作れる？」など、お気軽にお問い合わせください（お問い合わせはこちら）。

いま時間をかけてつくったマニュアルは、きっと将来資産になるはずです。